賃貸オフィスへの入居時に確認すべきインフラを3つご紹介！

「広い駐車場がほしい」「駅前にあるオフィスを借りたい」「広い作業スペースが必要」など、オフィスを借りる際に重視する条件は人それぞれです。
事業内容に合ったオフィスを借りることは大切ですが、スムーズに仕事を進めるためには、オフィスのインフラの確認も欠かせません。
この記事では、賃貸オフィスへの入居時に確認すべきインフラを3つご紹介します。
オフィス探しや入居前のチェックのタイミングで、ぜひご参考になさってください。

賃貸オフィスへの入居時に確認すべきインフラ①ライフライン

賃貸オフィスへの入居時にまず確認すべきインフラは、電気・ガス・水道といったライフラインです。
ライフラインは事業においても毎日使うものであり、不便な状態で賃貸オフィスに入居すると、ご自身や従業員の不満が溜まってしまうかもしれません。
次にご紹介するポイントを確認したうえで、入居前に快適な状態に整えることが大切です。

電気

電気で確認すべきことの1つ目は、契約方法です。
賃貸オフィスの電気の契約方法には、貸主がまとめて電力会社と契約し、借主が貸主に電気代を支払う方法と、貸主をとおさず、ご自身で電力会社と契約する方法があります。
契約前であれば不動産会社の担当者に質問する、契約後であれば賃貸借契約書を確認すると、どちらの契約方法なのかがわかります。
なるべく早めに確認しておくと、ご自身で電力会社と契約する方法だった場合でも、慌てずに済むでしょう。
電気で確認すべきことの2つ目には、コンセントの数と位置が挙げられます。
よくあるトラブルは、「電気を使う備品が多くコンセントの数が足りない」「必要な場所にコンセントがない」などです。
入居前にレイアウトを決め、コンセントが足りない場合は増設工事をおこないましょう。

ガス・水道

ガス・水道ともに確認すべきポイントは、使用開始の手続きです。
ガスは開栓時に入居者の立ち会いが必要であるため、入居前にガス会社に連絡し、日程調整をおこなわなくてはなりません。
連絡をせず、当日すぐ開栓することは難しいため、事前連絡を忘れないようにしましょう。
水道については、事前連絡が不要なケースがほとんどです。
ただし、事前連絡が必要な自治体もあり、連絡を怠ると入居当日に水道が使えないおそれがあります。
賃貸オフィスに入居する際には、水道の契約方法についても確認しておくと安心です。
電気・ガス・水道のすべてに当てはまることですが、新しいオフィスでの利用開始の手続きだけでなく、以前のオフィスの利用停止の手続きも忘れずにおこなう必要があります。

賃貸オフィスへの入居時に確認すべきインフラ②空調

近年は酷暑となることが多く、空調が整っていないオフィスでは体調を崩すおそれがあります。
また事業内容によっては、空調に気を遣わなくてはならないこともあるでしょう。
オフィスの空調で確認すべき点は、次の2つです。

不具合の有無

賃貸オフィスに入居する際は、備え付けの空調設備を使用することが一般的です。
新築のオフィスに入居するケースではあまり多くはありませんが、中古のオフィスでは空調設備に不具合が生じていることがあります。
まずは空調設備がきちんと動くかどうか、動作確認をおこないましょう。
そのうえで、においや異常音がしないか、コントローラーは使用できるかなどを、オフィスのあらゆる場所でチェックすることが大切です。
何らかの不具合が見つかった場合は、管理会社に連絡し、修理や交換を依頼する必要があります。

空調の種類（ビルの場合）

オフィスビルの一室を借りるケースでは、空調の種類も確認しましょう。
オフィスビルの空調には、セントラル空調と個別空調の2種類があります。
セントラル空調とは、中央管理室などでオフィスビル全体の空調をまとめて制御するタイプの空調のことです。
大型のオフィスビルなどで採用されている方式で、多くの企業が稼働する時間帯には空調の費用が抑えられるなどのメリットがあります。
ただしオフィスごとの空調管理ができない点や、早朝や深夜の費用がかさみやすい点がデメリットです。
個別空調とは、フロアやオフィスごとに管理できるタイプの空調のことです。
個別の判断で空調を変更できるため、快適に過ごせたり、特殊な空調設定が必要な事業にも対応できたりといったメリットがあります。
しかし利用した分だけ費用がかかるため、思わぬ出費になってしまうかもしれません。
空調の種類は多くの方が見逃しやすいポイントですが、賃貸オフィスを探す段階で頭に入れておくと、事業内容や経営状況に合った快適なオフィスを見つけやすくなるでしょう。

賃貸オフィスへの入居時に確認すべきインフラ③ネットワーク環境

多くの事業において、インターネットはなくてはならないものです。
入居後にスムーズに事業を進められるように、インターネットをはじめとするネットワーク環境は入念に確認しましょう。
ネットワーク環境で確認すべき点は、次のとおりです。

インターネット回線の導入状況

賃貸オフィスはインターネット回線業者やプロパイダと契約しているのか、契約しているのであれば事業者はどこなのかを確認しましょう。
インターネット回線が開通していないオフィスでは、開通工事が必要です。
引っ越しの多い2月や3月は開通工事の予約がとれないこともあるため、早めに事業者に連絡することをおすすめします。
また、以前のオフィスで利用していた事業者を引き続き利用したい場合、新しいオフィスが事業者のサービス提供外エリアである可能性があります。
事前に利用中のインターネット事業者に連絡し、引き続き利用できるかどうか確認しておきましょう。

社内ネットワークの扱い

社内ネットワークとは、オフィス内のさまざまな機器をつなぎ、データを共有するシステムのことです。
社内ネットワークを構築している場合は、以前のオフィスで利用していたネットワーク機器を新しいオフィスに持って行くのか、新しいものをそろえるのかを決める必要があります。
以前のオフィスで利用していた機器をそのまま持って行く場合は、壊れないように丁寧に梱包し、移送しなくてはなりません。
新しい機器を購入する場合は、社内ネットワークの構築にくわしい方の指示を仰ぎながら作業をおこなうと安心です。
ライフラインの章でも触れましたが、電気を使う機器の数を考慮せずにオフィスを選ぶと、コンセントが足りなくなるおそれがあります。
早い段階で社内ネットワークの扱いについて決め、機器の数や配置を確認しておくと良いでしょう。
入居後は、機器が壊れていないかを速やかにチェックする必要があります。

電話の移転の手続き（インターネット回線の場合）

以前のオフィスでインターネット回線の電話を契約している場合は、移転の手続きが必要です。
事業者に連絡し、移転手続きを進めましょう。
賃貸オフィスの契約を機に別のインターネット事業者を利用する場合は、オフィスの電話番号が変わります。
その際は、関係各所に電話番号変更の連絡を忘れずにおこなうことが大切です。

まとめ

賃貸オフィスへの入居時に確認すべきインフラは、「ライフライン」「空調」「ネットワーク」の3つです。
電気は契約方法やコンセントの数など、ガス・水道は利用開始の手続きを確認しておきましょう。
空調は、きちんと作動するかどうかを確認することが大切です。
ネットワークでは、ネットワーク機器の扱いや、各種回線の導入状況・移転手続きなどについて確認する必要があります。