なぜ必要？賃貸借契約締結時の必要書類について解説！

転職や離婚、家賃の負担軽減など、お部屋探しの理由は人それぞれです。
どのような理由であっても、引っ越しの前後は手続きや片付けなどで慌ただしくなります。
引っ越しをスムーズに進めるためにも、賃貸借契約の必要書類を事前に準備してきましょう。
この記事では、賃貸借契約締結時に必要な「印鑑証明」「住民票」「収入証明書」について解説します。

賃貸借契約の必要書類1：印鑑証明

部屋探しを始めて住みたい物件を見つけたら、借りるための契約を結ばなければなりません。
この契約を「賃貸借契約（ちんたいしゃくけいやく）」といい、契約を交わす際には多くの書類が必要です。
はじめに賃貸借契約締結までの流れと必要書類をご紹介します。

賃貸借契約締結までの流れ

気になる物件を見つけてから賃貸借契約を結ぶまでの流れは、次のとおりです。

●不動産会社に問い合わせる
●内見をおこなう
●入居申込書を提出する
●重要事項説明を受ける
●賃貸借契約を締結する

不動産会社と賃貸借契約を結び、鍵の受け渡しを終えると新居での生活をスタートできます。
その際に必要な書類は、印鑑証明・住民票・収入証明書・連帯保証人関係の書類・勤務先証明書などです。
入居者本人の状況などによっては、上記以外の書類を求められることもあります。

印鑑証明とは

自治体に印鑑を登録すると「この印鑑は自分のもの」と証明できるようになります。
このとき登録した印鑑が「実印」にあたり、印鑑証明は登録された印鑑が本物であることを証明する書類です。
正式名称は「印鑑登録証明書」といい、自治体に登録した実印の印影と、その所有者の氏名・住所などが記されています。
なぜ賃貸借契約で印鑑証明書が求められるのかというと、実印を使用して本人が押印したことを証明するためです。
ただし、印鑑証明は必須というわけではなく、基本的には連帯保証人を立てる場合に提出を求められます。
賃貸借契約締結を締結する際、連帯保証人が同席することはほとんどありません。
また、簡単には行き来できない場所に住んでいて、郵送で書類をやり取りするケースもあるでしょう。
このような場合、押されている印鑑が実印なのか、本当に連帯保証人が押印したのかを不動産会社は確認できません。
そこで、賃貸借契約を締結する際に印鑑証明の提示を求め、不動産会社はトラブルを回避しているのです。
親や兄弟など連帯保証人を依頼する場合は、早めにその旨を伝えて証明書を取得しておいてもらいましょう。
もし実印がない場合、印鑑の作成から始めなければならず、証明書の取得までに時間がかかる場合があります。
なお、賃貸借契約では多額のお金が動くため、入居者本人の印鑑証明を求められるケースもあります。

印鑑証明の取得方法

広島県広島市では、各区役所市民課、出張所、連絡所市役所サービス・コーナーで、印鑑証明を取得できます。
手数料は1通300円、申請の際には印鑑登録証（カード）が必要です。
印鑑登録証を忘れた場合は、登録者本人に限り、顔写真付きの本人確認書類を印鑑登録証の代替書類として使用できます。
印鑑登録をしていないと印鑑証明を取得できないため、賃貸借契約締結前に印鑑登録を済ませるようにしましょう。
なお、印鑑登録は区役所市民課または出張所のみの対応となり、他の区役所や出張所では申請できない点にご注意ください。

賃貸借契約の必要書類2：住民票

住民票を取得する際に、本籍機やマイナンバー記載の有無を確認され、戸惑った経験がある方も多いのではないでしょうか。
賃貸借契約時に必要な住民票は、状況に応じて記載内容の異なるものが必要です。

住民票とは

住民票とは、個々の住民に関する情報（氏名や住所など）が記載されている公簿です。
不動産会社に提出する書類は「住民票の写し」と呼ばれるもので、公的な本人確認の証明書として使用されます。
本人確認書類といえば、マイナンバーカードや運転免許証が主流であり、賃貸借契約時にはこれらの書類も求められます。
加えて住民票を求められるのは、住民票には運転免許証などに記載されていない情報が載っているためです。
たとえば、世帯主や前住所に関するデータなどは、運転免許証やマイナンバーカードを見ただけではわかりません。
そこで住民票を確認し、契約を結ぶ際に必要な情報を確認しているのです。
また、運転免許証やマイナンバーカードの内容と相違がないか、照らし合わせる意味合いもあります。

住民票に記載する項目

入居者が自分1人の場合は、世帯全員が記載されている住民票は必要ありません。
この場合、ご自身の住所と氏名が記載されている「一部事項証明」を取得します。
ほかにも入居者がいる場合は、それぞれが「一部事項証明」を用意する必要があります。
家族全員で入居する際は、家族全員の情報が記載されている「全部事項証明」が必要です。
マイナンバーに関しては、特別記載する必要はありません。
本籍地も記載不要とするケースが多いですが、念の為不動産会社に確認しておきましょう。

住民票の取得方法

広島市では、各区役所市民課、出張所、連絡所、市役所サービス・コーナーで取得できます。
手数料は1通300円、代理人（本人から委任を受けた者）が請求する場合は委任状が必要です。
なお、賃貸借契約時には「取得から3か月以内の住民票」が必要なため、取得時期には注意しましょう。

賃貸借契約の必要書類3：収入証明書

印鑑証明や住民票と比較すると、収入証明書はあまり馴染みのない書類かもしれません。
しかし、収入は家賃を決める際の基準となるものであり、入居審査でも確認される重要な書類です。

収入証明書とは

収入証明書とは、その方の収入を証明する書類の総称です。
会社勤めの方は源泉徴収票や給与支払証明書、自営業の方は確定申告書の写しなどが挙げられます。
また、会社員・自営業者問わず利用できるものとして、所得証明書や課税証明書、所得・課税証明書もあります。
賃貸借契約を結ぶ際に収入証明書が必要なのは、入居審査時の判断材料となるためです。
なお、連帯保証人を立てる場合は、その方の収入証明書も必要なため、早めに用意しておいてもらいましょう。

収入証明書の取得方法

会社員が受け取る源泉徴収票は、毎年12月頃に会社から発行されます。
ご自宅に保管しているものを提出することになりますが、手元にない場合は再発行を依頼しましょう。
給与支払証明書は会社に伝えると発行してもらえます。
自営業の方が提出する確定申告書の写しは、直近の年のものが必要です。
所得証明書、課税証明書、所得・課税証明書は自治体が発行しているため、直接窓口に問い合わせると良いでしょう。
収入証明書のいずれも用意できない場合は、収入証明書が不要な物件を選ぶという方法があります。
もしくは預貯金審査を受ける、納税証明書を提出するといった手もあるので、まずは不動産会社にご相談ください。

まとめ

賃貸借契約を結ぶ際には、印鑑証明・住民票収入証明書などを提出する必要があります。
印鑑証明は、本人が実印を押したことを証明する書類で、基本的には連帯保証人を立てる場合に提出が必要です。
住民票は本人確認書類の内容に誤りがないかを確かめたり、本人確認書類を補完したりするための書類です。
入居者全員分の住民票が必要なので、ほかに入居者がいる場合は早めに伝えて用意してもらいましょう。
収入証明書は入居審査の判断材料となる大切な書類で、源泉徴収票や給与支払証明書、確定申告の写しなどが該当します。